Viimeisin lomani oli ihanaa aikaa. Puhelin ei hirveästi hälytellyt, kalenterimerkinnät eivät piipanneet. Sähköposti-ilmoituksiakin pompahteli puhelimen näyttöön vain harvakseltaan.

Nyt odottelen taas kiihkeästi samaa olotilaa. Onnistuukohan se nytkin? Pystynkö olemaan seuraamatta sähköpostejani jatkuvasti ja maltanko pitää puhelimeni lomavastaajan päällä edes ajoittain?

Olemme tottuneet jatkuvasti reagoimaan ärsykkeisiin. Olemme koko ajan saatavilla ja kaikki tekemämme asiat tuntuvat olevan yhtä tärkeitä. Kiire on tärkeän synonyymi, eli monille meistä kiire tarkoittaa samaa kuin tärkeä. Mutta eihän se niin ole!

Mielikuvamme tärkeistä asioista saattaa vääristyä. Uskomme, että jos asia ei ole kiireinen, sitä ei kannata edes tehdä. Mutta voiko tällöin jäädä jotain todella oleellista kokonaan tekemättä?

Olen itsestäni usein huomannut, että jos kalenterini ei ole koko ajan täynnä, koen, etten saa mitään aikaiseksi. Tätä tunnetta olen lähtenyt tietoisesti työstämään pois itsestäni. Pyrin nyt ajattelemaan, ettei koko ajan tarvitse tehdä kuin kone. Teen vähemmän, mutta tärkeitä asioita. Mikä sitten on tärkeää? No minulle esimerkiksi oma hyvinvointi, työnilo, tyytyväisyys päivän päätyttyä omaan työhön jne…

Miten se sitten onnistuu? Kokeile näitä viittä keinoa:

1. Suunnittele kalenteriin tyhjää aikaa

Sinun on pystyttävä reagoimaan yllättäviin tilanteisiin, joita tulee päivittäin. Suunnittele resurssit maksimissaan 80–85 % käyttöasteella. Älä myy kaikkea aikaa etukäteen.

Jos kalenterisi on aamusta iltaan tukossa, et pysty reagoimaan yllätyksiin. Joudut tekemään ylitöitä ja jopa yötöitä ja tehtävälista yhä vain kasvaa. Pyri siis siihen, että kalenterissasi on aina n. 20 % tyhjää.

Käytännössä tämä vastaa 2 tuntia päivässä allokoimatonta aikaa. Entä mihin se sitten kannattaa käyttää? No, käytä se vaikka muihin ihmisiin ja ajattelemiseen, sekä tarvittaessa niihin ”yllätyksiin”.

2. Luokittele ja priorisoi

Kalenterisi täyttyy nopeasti myös vähäpätöisemmistä asioista ja tapaamisista. Usein saatat miettiä esim. palaverissa, miksi edes olet paikalla ja haaskaat aikaasi jonninjoutavaan.

Ryhmittele siis asiat kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan järjestykseen:

Kiireellinen & tärkeä – homma on hoidettava ja se on prioriteettilistan kärjessä.
Ei kiireellinen, eikä tärkeä – poistetaan listalta. Näihin ei vain ole aikaa.
Kiireellinen, mutta ei tärkeä – kannattaa miettiä tarkkaan! Kenen mielestä kiireellinen ja kenen mielestä tärkeä? Kuuluko omiin töihin, vai jonkun muun?
Tärkeä, mutta ei kiireellinen – tämä on pitkällä tähtäimellä erittäin tärkeä. Nämä ovat asioita, joita yleensä ei ole aikaa tehdä, mutta jotka tuovat paljon laatua työhön ja elämään. Kuten esim. kirjan lukeminen ja asiakkaiden kuuntelu tai yritystoiminnan kehittäminen ja suunnittelu.

Ota nyt neljä eri väristä kynää ja merkitse eri ryhmiin kuuluvat asiat eri väreillä. Näin näet nopeasti, mitä on liikaa, mitä taas liian vähän. Ota mukaan myös vapaa-aika, jolloin näet heti, priorisoitko vapaa-aikaasi varmasti riittävän korkealle.

3. Huomioi, että sähköposti on työtä

Sähköposti kiemurtelee ja luikertelee kaikkiin vapaisiin rakoihin päivän aikana. Luet posteja kokousten välissä. WC:ssä. Kaupassa. Kotimatkalla. Illalla kotona.

Sähköposti ei kuitenkaan ole tyhjien hetkien täytettä. Sekin on työtä!

Jos et suhtaudu siihen kuin työhön, Inboxisi vain kasvaa ja kasvaa ja viestien vuori tulee lopulta ylitsepääsemättömäksi. Saatat tehdä tärkeät asiat huolimattomasti tai jokin todella tärkeä juttu jää kokonaan huomaamatta.

Kokeile avuksi seuraavia:

Lue viestejä vain 2–3 kertaa päivässä niille varattuna aikana. Muun ajan sähköposti on suljettuna.
Laita työpöydällesi ”hyppivät” sähköposti-ilmoitukset pois päältä.
Kun luet viestin, mieti, voitko hoitaa sen alle kahdessa minuutissa. Jos voit, hoida se heti.
Jos et, niin
1. Aikatauluta asian hoito kalenteriisi (siellähän on nyt tilaa!)
2. Delegoi, jos asia ei koske sinua
3. Arkistoi, jos tieto pitää säilyttää
4. Tuhoa turhat (yleensä iso osa viestejä) armottomasti

–>TÄMÄ TOIMII VARMASTI! Ja lisäksi tällä tavalla inboxissasi ei makaa valtavaa määrää viestejä epämääräisessä tilassa.

4. Varjele yöuntasi

Onko sinullakin usein tapana lukaista tabletilta tai kännykästä työviestit myöhään illalla? Mitä tapahtuu? Luet viestit. Mieleesi tulee taas lisää tehtävää. Pystyt kuitenkin tarttumaan asioihin vasta aamulla. Yöunet olet kuitenkin jo pilannut! Mielesi askaroi koko yön tekemättömien tehtävien kanssa, etkä nuku yhtä rauhallisesti kuin olisit ehkä voinut.

Siispä pidä sähköpostisi illalla suljettuna ja lue vaikka kirjaa. Käy ehkä saunassa. Ota rennosti!

5. Pakota itsesi välillä lorvimaan

Luppoaika on hyvästä. Liiassa vauhdissa aivosi menevät selviytymismoodiin.

Laiskotellessasi ajattelusi uudistuu ja mielesi saa virtaa. Hetki ilman tekemistä on itse asiassa hyvää työntekoa, koska silloin tuottavuutesi oikeasti kasvaa.

Opettele siis tekemään kalenteriisi varauksia itsellesi. Mene silloin esim. kävelylle. Ota torkut. Käy liikkumassa.

Kokeile! Joku näistä voi vaikka toimia!